Cada usuário recebe um nome e um e-mail. O e-mail é utilizado em conjunto com a senha para acessar o ultraDESK.
Para concluir o processo de cadastro de um novo usuário é necessário atribuir à ele os grupos e solicitar um registro de senha.
O comando de redefinição de senha envia um e-mail para o usuário solicitando dele o registro de uma senha.
Pelo menos um usuário classificado como administrador deverá permanecer ativo para o utilizador.