A conciliação integra as transações bancárias de uma carteira com seus respectivos lançamentos quitados no sistema (pagamentos/recebimentos) atualizando o saldo da mesma (carteira).
Transações
As transações são importadas do arquivo OFX (Open Financial Connectivity) gerado no aplicativo do banco com um período definido.
Transações já importadas são descartadas quando reimportadas se as mesmas estiverem em conciliação aberta ou integrada.
A posição de cada transação reflete o estado da mesma em pendente ou vinculada.
Vinculação
Cada transação possui um lançamento correspondente que deve ser vinculado ou ser informado manualmente.
A correspondência é feita através da chave composta tipo + pessoa + documento + parcela dentro da mesma carteira. Também é verificado se a data de quitação, o valor e a posição (quitado) conferem. Se mais de um lançamento for eleito, o algorítimo fará uma tentativa por similaridade de descrição da transação em relação do documento e pessoa. Se isso não retornar nada, o primeiro lançamento da primeira tentativa será eleito para se vincular com a transação.
Se a transação não tiver lançamento correspondente, os dados podem ser inseridos manualmente. Nestes casos, no momento da integração da conciliação um novo lançamento quitado será registrado automaticamente em pagamentos/recebimentos.
Os lançamentos vinculados não podem ser estornados para serem editados sem que a conciliação seja cancelada ou o mesmo seja desvinculado da transação.
Multivinculação
Eventualmente podem ocorrer transações que correspondam a mais de um lançamento.
Nesse caso a correspondência é feita através da função “Multivincular”. Antes de executar essa função devemos informar o ID da transação em cada lançamento correspondente. Esses lançamento devem pertencer a mesma carteira da transação e a somatória do valor quitado ao valor da transação.
Localização
Transações podem ter seus lançamentos (pagamentos/recebimentos) localizados automaticamente.
Esse processo utiliza a carteira, o tipo, a data de quitação e o valor quitado como chave de busca.
Caso a rotina de localização encontre um lançamento que atenda essas condições, o mesmo fica vinculado à transação e seus dados (documento, pessoa, conta e centro) são inseridos na transação.
Integração
Ao concluir os vínculos das transações com os lançamentos podemos executar o comando de integrar a conciliação.
Essa integração faz o cálculo do saldo atualizado da carteira e registra os valores nos saldos da mesma.
Cancelamento
O procedimento de integração da conciliação pode ser cancelado.
Nesse momento a conciliação ficará marcada como “Cancelada” e seus lançamentos serão todos desvinculados automaticamente.
Novos lançamentos que possivelmente foram criados a partir da integração permanecerão quitados.
Essa operação é irreversível.
Saldos
Ao integrar uma conciliação um novo registro de saldo para a respectiva carteira é gerado considerando o saldo anterior somando recebimentos e subtraindo os pagamentos para resultar no saldo atual.
Um saldo inicial de cada carteira deve ser definido para que a conciliação possa ser integrada.
É possível estornar a integração mais recente de cada carteira para refazer a conciliação em uma nova importação do mesmo OFX. Esse procedimento irá cancelar a conciliação referente e atualizar o saldo da carteira com o saldo anterior.